چگونه اسناد کاغذی را بدون اسکنر دیجیتالی کنیم

همه اسکنر تخت ندارند، اما تقریباً همه یک گوشی هوشمند با دوربین مناسب دارند. با گردش کار درست، گوشی شما می‌تواند اسکن‌هایی از اسناد تولید کند که برای استفاده تجاری، حقوقی و شخصی به اندازه کافی تمیز هستند. نکته اصلی دانستن نحوه رفتن از عکس گوشی به یک PDF فرمت‌بندی‌شده و قابل جستجو است.

گردش کار از گوشی به PDF

در اینجا فرآیند کامل تبدیل اسناد کاغذی به فایل‌های دیجیتال با کیفیت حرفه‌ای آمده است:

مرحله ۱: عکس‌های خوب بگیرید

• نور مهم‌ترین عامل است. از اسناد در نور طبیعی روز یا زیر نور مصنوعی یکنواخت عکس بگیرید. از سایه‌ها روی صفحه، به‌ویژه از دست یا گوشی شما، دوری کنید.
• مستقیم از بالا عکس بگیرید. گوشی خود را مستقیماً بالای سند و عمود بر سطح نگه دارید. عکس‌های مایل تحریف منظره ایجاد می‌کنند که خواندن متن را دشوارتر می‌کند.
• قاب را پر کنید. کل سند را در عکس با یک حاشیه کوچک اطراف لبه‌ها بگیرید. همیشه می‌توانید بعداً برش دهید.
• از سطح با کنتراست استفاده کنید. اسناد سفید را روی سطح تیره قرار دهید تا لبه‌ها برای برش قابل مشاهده باشند.
• ثابت نگه دارید. متن تار غیرقابل خواندن است. اگر دستانتان می‌لرزد، آرنج‌هایتان را روی میز بگذارید یا گوشی را به چیزی تکیه دهید.

مرحله ۲: تصاویر را پاکسازی کنید

عکس‌های خام گوشی از اسناد اغلب به تنظیماتی نیاز دارند:

• هر عکس را برش دهید تا سطح اطراف را حذف کنید و فقط سند را نگه دارید.
• اگر صفحات کج هستند، آن‌ها را بچرخانید تا به جهت درست برگردند.
• روشنایی و کنتراست را افزایش دهید تا متن تیره‌تر و پس‌زمینه‌ها سفیدتر شوند، شبیه به ظاهر یک اسکن واقعی.
• برای اسناد صرفاً متنی، تبدیل به حالت خاکستری حجم فایل را کاهش می‌دهد و اغلب تمیزتر به نظر می‌رسد.

مرحله ۳: به PDF تبدیل کنید

هنگامی که تصاویر شما تمیز شدند، آن‌ها را با استفاده از مبدل JPG به PDF در fileGOD به PDF تبدیل کنید. اگر چندین صفحه دارید، می‌توانید تمام تصاویر را یکجا اضافه کنید تا یک سند چندصفحه‌ای بسازید. پس از تبدیل، اگر فایل برای ایمیل خیلی بزرگ است، آن را از فشرده‌ساز PDF عبور دهید.

مرحله ۴: متن را استخراج کنید (اختیاری)

اگر به متن سند در قالب قابل ویرایش نیاز دارید، از ابزار OCR در fileGOD برای استخراج متن از عکس‌های خود قبل از تبدیل به PDF استفاده کنید. این برای رسیدها، نامه‌ها یا فرم‌هایی که باید اطلاعات را در یک صفحه‌گسترده یا سند دیگر کپی کنید مفید است.

موارد استفاده رایج

• رسیدها و فاکتورها. از آن‌ها عکس بگیرید، به PDF تبدیل کنید و به‌صورت دیجیتال سازماندهی کنید. بسیار بهتر از نگه داشتن کاغذ در یک جعبه است.
• قراردادها و توافق‌نامه‌ها. اسناد امضاشده را اسکن کنید و به PDF تبدیل کنید تا به‌صورت ایمن دیجیتال ذخیره شوند.
• پرونده‌های پزشکی. نسخه‌ها، نتایج آزمایش و اسناد بیمه را دیجیتالی کنید. از ابزارهای مبتنی بر مرورگر استفاده کنید تا این اسناد حساس هرگز دستگاه شما را ترک نکنند.
• عکس‌های قدیمی. در حالی که یک اسکنر عکس اختصاصی نتایج بهتری تولید می‌کند، عکس‌های گوشی از عکس‌های چاپی برای دیجیتالی‌سازی غیررسمی خوب هستند.
• تکالیف و یادداشت‌ها. دانش‌آموزان می‌توانند یادداشت‌های دست‌نویس و تکالیف را برای پشتیبان‌گیری و اشتراک‌گذاری دیجیتالی کنند.

کل گردش کار از ابزارهای مبتنی بر مرورگر استفاده می‌کند که همه چیز را روی دستگاه شما پردازش می‌کنند. برای اسناد حساس مانند پرونده‌های پزشکی، صورت‌های مالی یا اسناد حقوقی، این بدان معناست که فایل‌های شما هرگز گوشی یا رایانه شما را ترک نمی‌کنند.