تازه یک سند را تمام کردهاید، در کلاینت ایمیل خود روی پیوست کلیک میکنید، و پیام خطا ظاهر میشود: فایل خیلی بزرگ است. این یکی از رایجترین دردسرها در کار اداری روزمره است، و اتفاق میافتد زیرا ارائهدهندگان ایمیل محدودیتهای حجم سختی برای پیوست اعمال میکنند. در اینجا دقیقاً نحوه قرار دادن PDF زیر محدودیت و ارسال آن آمده است.
محدودیتهای حجم پیوست ایمیل بر اساس ارائهدهنده
قبل از فشردهسازی، مفید است بدانید با چه محدودیتی روبرو هستید:
- Gmail: ۲۵ مگابایت برای هر ایمیل (مجموع در تمام پیوستها)
- Outlook / Microsoft 365: ۲۰ مگابایت
- Yahoo Mail: ۲۵ مگابایت
- Apple Mail (iCloud): ۲۰ مگابایت
- ایمیل شرکتی و سازمانی: اغلب ۱۰ مگابایت یا حتی ۵ مگابایت، بسته به سیاست IT
به خاطر داشته باشید که رمزگذاری ایمیل تقریباً ۳۳ درصد سربار به پیوستها اضافه میکند. یک فایل ۲۰ مگابایتی ممکن است در واقع برای ماندن در محدودیت ۲۰ مگابایتی ایمیل به حدود ۱۵ مگابایت حجم خام فایل نیاز داشته باشد. با فاصله راحتی زیر حد اعلامشده هدفگذاری کنید.
گامبهگام: PDF خود را فشرده کنید
- مرحله ۱: فشردهساز PDF در fileGOD را در مرورگر خود باز کنید.
- مرحله ۲: فایل PDF خود را در ابزار رها کنید. پردازش بلافاصله شروع میشود.
- مرحله ۳: فایل فشردهشده را دانلود کنید و حجم آن را بررسی کنید. اکثر PDFها در یک مرحله ۴۰ تا ۷۰ درصد کوچک میشوند.
- مرحله ۴: PDF فشردهشده را به ایمیل پیوست کنید و ارسال کنید.
کل فرآیند برای اسناد معمولی چند ثانیه طول میکشد، و همه چیز بهصورت محلی در مرورگر شما انجام میشود. فایل شما هرگز به هیچ سروری آپلود نمیشود، که این برای اسناد تجاری، قراردادها یا سوابق شخصی محرمانه اهمیت ویژه دارد.
اگر فشردهسازی کافی نباشد چه؟
اگر PDF شما بعد از فشردهسازی هنوز خیلی بزرگ است، چند گزینه دارید:
- صفحات غیرضروری را حذف کنید. از حذف صفحات PDF برای برداشتن صفحاتی که گیرنده نیاز ندارد، مانند پیوستها، صفحات خالی یا صفحات جلد استفاده کنید.
- تقسیم کنید و در بخشهای جداگانه ارسال کنید. از تقسیم PDF برای تجزیه سند به بخشهای کوچکتر و ارسال آنها در چندین ایمیل استفاده کنید.
- وضوح تصویر را بررسی کنید. PDFهایی با عکسهای با وضوح بالا یا صفحات اسکنشده بزرگترین مقصران هستند. اگر امکان دارد، قبل از فشردهسازی PDF را با تصاویر با وضوح پایینتر دوباره بسازید.
چرا فقط از لینک ابری استفاده نکنیم؟
لینکهای ذخیرهسازی ابری (Google Drive، Dropbox) جایگزین معتبری هستند، اما همیشه مناسب نیستند. برخی گیرندگان ممکن است به آن سرویسها دسترسی نداشته باشند، فایروالهای شرکتی گاهی لینکهای ابری را مسدود میکنند، و برخی ارسالهای رسمی (حقوقی، دانشگاهی، دولتی) نیاز به پیوستهای واقعی فایل دارند. فشردهسازی قابلاعتمادترین و جهانیپذیرترین راهحل است.
مزیت حریم خصوصی نیز ارزش توجه دارد. وقتی یک فایل را مستقیماً فشرده و پیوست میکنید، فقط شما و گیرنده دسترسی دارید. وقتی از لینک ابری استفاده میکنید، فایل روی سرور شخص ثالثی نشسته که بالقوه میتواند توسط دیگران مشاهده شود. برای اسناد حساس، پیوست مستقیم پس از فشردهسازی مسیر امنتری است.