நீங்கள் இப்போதுதான் ஒரு ஆவணத்தை முடித்து, உங்கள் மின்னஞ்சல் கிளையன்டில் இணைக்கவும் கிளிக் செய்துள்ளீர்கள், பிழை செய்தி வருகிறது: கோப்பு மிகவும் பெரியது. இது அன்றாட அலுவலக வேலையில் மிகவும் பொதுவான விரக்தியாகும், இது நடக்கிறது ஏனென்றால் மின்னஞ்சல் வழங்குநர்கள் கண்டிப்பான இணைப்பு அளவு வரம்புகளை அமல்படுத்துகிறார்கள். உங்கள் PDF-ஐ வரம்புக்கு கீழ் கொண்டு அனுப்புவது எப்படி என்று இங்கே தெளிவாக விளக்கப்பட்டுள்ளது.
வழங்குநர் வாரியான மின்னஞ்சல் இணைப்பு அளவு வரம்புகள்
சுருக்குவதற்கு முன், நீங்கள் எந்த வரம்புக்கு எதிராக பணிபுரிகிறீர்கள் என்பதை அறிந்துகொள்வது உதவியாக இருக்கும்:
- Gmail: மின்னஞ்சலுக்கு 25 MB (அனைத்து இணைப்புகளிலும் மொத்தம்)
- Outlook / Microsoft 365: 20 MB
- Yahoo Mail: 25 MB
- Apple Mail (iCloud): 20 MB
- நிறுவன மற்றும் நிறுவன மின்னஞ்சல்: IT கொள்கையைப் பொறுத்து பெரும்பாலும் 10 MB அல்லது 5 MB கூட
மின்னஞ்சல் குறியாக்கம் இணைப்புகளில் தோராயமாக 33% மேல் சுமையை சேர்க்கிறது என்பதை மனதில் வையுங்கள். ஒரு 20 MB மின்னஞ்சல் வரம்பிற்கு உள்ளே இருக்க 20 MB கோப்புக்கு தோராயமாக 15 MB மூல கோப்பு அளவு தேவைப்படலாம். கூறப்பட்ட வரம்புக்கு கீழ் வசதியான விளிம்பை குறிவையுங்கள்.
படிப்படியாக: உங்கள் PDF-ஐ சுருக்குங்கள்
- படி 1: உங்கள் உலாவியில் fileGOD-இன் PDF compressor-ஐ திறக்கவும்.
- படி 2: உங்கள் PDF கோப்பை கருவியில் இடுங்கள். இது உடனடியாக செயலாக்கத்தை தொடங்கும்.
- படி 3: சுருக்கப்பட்ட கோப்பை பதிவிறக்கி அதன் அளவை சரிபார்க்கவும். பெரும்பாலான PDF-கள் ஒரே முறையில் 40-70% சுருங்கும்.
- படி 4: சுருக்கப்பட்ட PDF-ஐ மின்னஞ்சலில் இணைத்து அனுப்புங்கள்.
முழு செயல்முறையும் வழக்கமான ஆவணங்களுக்கு சில நொடிகள் ஆகும், மற்றும் எல்லாம் உங்கள் உலாவியில் உள்நாட்டாக நடக்கிறது. உங்கள் கோப்பு எந்த சேவையகத்திலும் பதிவேற்றப்படுவதில்லை, இது ரகசியமான வணிக ஆவணங்கள், ஒப்பந்தங்கள் அல்லது தனிப்பட்ட பதிவுகளுக்கு மிகவும் முக்கியமானது.
சுருக்கம் போதாவிட்டால் என்ன?
சுருக்கிய பிறகும் உங்கள் PDF மிகவும் பெரியதாக இருந்தால், பல விருப்பங்கள் உள்ளன:
- தேவையற்ற பக்கங்களை அகற்றவும். பெறுநருக்கு தேவையில்லாத எந்த பக்கங்களையும், இணைப்புகள், வெற்று பக்கங்கள் அல்லது தலைப்பு தாள்கள் போன்றவற்றை நீக்க PDF பக்கங்களை நீக்கு-ஐ பயன்படுத்தவும்.
- பாகங்களாக பிரித்து அனுப்பவும். ஆவணத்தை சிறிய பிரிவுகளாக உடைக்க PDF பிரிக்கவும்-ஐ பயன்படுத்தவும் மற்றும் பல மின்னஞ்சல்களில் அனுப்பவும்.
- பட தெளிவுத்திறனை சரிபார்க்கவும். உயர்-தெளிவுத்திறன் புகைப்படங்கள் அல்லது ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட பக்கங்கள் கொண்ட PDF-கள் மிகப்பெரிய குற்றவாளிகள். முடிந்தால், சுருக்குவதற்கு முன் குறைந்த தெளிவுத்திறன் படங்களுடன் PDF-ஐ மீண்டும் உருவாக்கவும்.
கிளவுட் இணைப்பை ஏன் பயன்படுத்தக்கூடாது?
கிளவுட் சேமிப்பக இணைப்புகள் (Google Drive, Dropbox) ஒரு சரியான மாற்றாகும், ஆனால் அவை எப்போதும் பொருத்தமானவை அல்ல. சில பெறுநர்களுக்கு அந்த சேவைகளுக்கான அணுகல் இல்லாமல் இருக்கலாம், நிறுவன தீர்ப்புச் சுவர்கள் சில நேரங்களில் கிளவுட் இணைப்புகளை தடுக்கலாம், மற்றும் சில முறையான சமர்ப்பிப்புகளுக்கு (சட்ட, கல்வி, அரசு) உண்மையான கோப்பு இணைப்புகள் தேவைப்படுகின்றன. சுருக்கம் மிகவும் நம்பகமான மற்றும் உலகளவில் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட தீர்வாகும்.
தனியுரிமை நன்மையும் குறிப்பிட தகுந்தது. நீங்கள் ஒரு கோப்பை நேரடியாக சுருக்கி இணைக்கும்போது, நீங்களும் பெறுநரும் மட்டுமே அணுகலை வைத்திருக்கிறீர்கள். கிளவுட் இணைப்பை பயன்படுத்தும்போது, கோப்பு ஒரு மூன்றாம் தரப்பு சேவையகத்தில் அமர்கிறது அங்கு மற்றவர்களால் அணுகப்படலாம். முக்கியமான ஆவணங்களுக்கு, சுருக்கிய பிறகு நேரடி இணைப்பே பாதுகாப்பான வழி.