คุณเพิ่งทำเอกสารเสร็จ กด แนบ ในโปรแกรมอีเมล และข้อความแสดงข้อผิดพลาดปรากฏขึ้น: ไฟล์ใหญ่เกินไป มันเป็นหนึ่งในความหงุดหงิดที่พบบ่อยที่สุดในการทำงานในสำนักงานทุกวัน และเกิดขึ้นเพราะผู้ให้บริการอีเมลบังคับขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบที่เข้มงวด ต่อไปนี้คือวิธีแก้ไข PDF ของคุณให้อยู่ภายใต้ขีดจำกัดและส่งได้
ขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบอีเมลตามผู้ให้บริการ
ก่อนบีบอัด ควรรู้ว่าคุณกำลังต้องการขีดจำกัดเท่าไหร่:
- Gmail: 25 MB ต่ออีเมล (รวมไฟล์แนบทั้งหมด)
- Outlook / Microsoft 365: 20 MB
- Yahoo Mail: 25 MB
- Apple Mail (iCloud): 20 MB
- อีเมลองค์กรและสถาบัน: มักจะ 10 MB หรือแม้แต่ 5 MB ขึ้นอยู่กับนโยบาย IT
โปรดทราบว่าการเข้ารหัสอีเมลเพิ่มค่าใช้จ่ายประมาณ 33% ให้กับไฟล์แนบ ไฟล์ 20 MB อาจต้องมีขนาดไฟล์ดิบประมาณ 15 MB เพื่อให้อยู่ภายในขีดจำกัดอีเมล 20 MB มุ่งเป้าให้มีระยะห่างสบายๆ ต่ำกว่าขีดจำกัดที่ระบุ
ขั้นตอน: บีบอัด PDF ของคุณ
- ขั้นตอนที่ 1: เปิด เครื่องมือบีบอัด PDF ของ fileGOD ในเบราว์เซอร์
- ขั้นตอนที่ 2: วางไฟล์ PDF ของคุณลงในเครื่องมือ มันจะเริ่มประมวลผลทันที
- ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดไฟล์ที่บีบอัดแล้วและตรวจสอบขนาด PDF ส่วนใหญ่ลดขนาดได้ 40-70% ในครั้งเดียว
- ขั้นตอนที่ 4: แนบ PDF ที่บีบอัดแล้วในอีเมลและส่ง
กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาไม่กี่วินาทีสำหรับเอกสารทั่วไป และทุกอย่างเกิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์ของคุณจะไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ใดๆ ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเอกสารธุรกิจที่เป็นความลับ สัญญา หรือบันทึกส่วนตัว
ถ้าการบีบอัดยังไม่พอ?
หาก PDF ของคุณยังใหญ่เกินไปหลังการบีบอัด คุณมีตัวเลือกหลายอย่าง:
- ลบหน้าที่ไม่จำเป็น ใช้ ลบหน้า PDF เพื่อตัดหน้าที่ผู้รับไม่ต้องการ เช่น ภาคผนวก หน้าว่าง หรือหน้าปก
- แยกและส่งเป็นส่วนๆ ใช้ แยก PDF เพื่อแบ่งเอกสารออกเป็นส่วนเล็กๆ และส่งในอีเมลแยกกัน
- ตรวจสอบความละเอียดรูปภาพ PDF ที่มีรูปถ่ายความละเอียดสูงหรือหน้าที่สแกนเป็นตัวการใหญ่ที่สุด ถ้าเป็นไปได้ ให้สร้าง PDF ใหม่ด้วยรูปภาพความละเอียดต่ำกว่าก่อนบีบอัด
ทำไมไม่ใช้ลิงก์คลาวด์?
ลิงก์ที่จัดเก็บบนคลาวด์ (Google Drive, Dropbox) เป็นทางเลือกที่ใช้ได้ แต่ไม่ใช่เสมอที่จะเหมาะสม ผู้รับบางรายอาจไม่สามารถเข้าถึงบริการเหล่านั้น ไฟร์วอลล์ขององค์กรบางครั้งบล็อกลิงก์คลาวด์ และการส่งที่เป็นทางการบางอย่าง (กฎหมาย วิชาการ รัฐบาล) ต้องการไฟล์แนบจริง การบีบอัดเป็นโซลูชันที่เชื่อถือได้และเป็นที่ยอมรับทั่วไปที่สุด
ข้อดีด้านความเป็นส่วนตัวก็ควรพิจารณาด้วย เมื่อคุณบีบอัดและแนบไฟล์โดยตรง มีเพียงคุณและผู้รับที่สามารถเข้าถึงได้ เมื่อคุณใช้ลิงก์คลาวด์ ไฟล์จะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามซึ่งอาจเข้าถึงได้โดยผู้อื่น สำหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อน การแนบโดยตรงหลังการบีบอัดเป็นเส้นทางที่ปลอดภัยกว่า